Wasser tropft aus der Decke im Bad
„Guten Tag, seit heute Morgen tropft bei uns im Bad Wasser aus der Decke. Bitte melden Sie sich schnell.“
Erika Mustermann, Musterstraße 12
Funktionen
Was das System tut. Und was es nie tut.
Vom Eingang einer Meldung bis zum Protokoll. Welche Bausteine Sie nutzen, entscheiden Sie. Zu jedem Vorgangstyp steht hier auch, wo die Grenze liegt.
Eingang
Meldungen kommen auf drei Wegen an
Meldungen per E-Mail kommen weiter im Postfach Ihrer Verwaltung an. Das System wird an dieses Postfach angebunden und nimmt neue Meldungen von dort entgegen.
Dazu kommen zwei weitere Wege: ein Telefonassistent, der Meldungen per Anruf aufnimmt, und ein Formular.
- E-Mail über Microsoft 365, Gmail / Google Workspace oder einen eigenen Mailserver
- Telefonassistent für Meldungen per Anruf
- Formular für Meldungen
Neu
Einordnung
Jede Meldung wird gelesen und eingeordnet
Das System liest die Meldung und hält fest, worum es geht: Kategorie, Dringlichkeit und Gewerk. Dazu schreibt es eine kurze Zusammenfassung.
Es prüft außerdem, ob die Meldung vollständig ist, und nennt die Angaben, die noch fehlen. Objekt und Wohnung werden mit erfasst.
- Kategorie, zum Beispiel Schaden, Abrechnung oder Schlüssel
- Dringlichkeit und Gewerk
- Zusammenfassung des Anliegens
- Fehlende Angaben, Objekt und Wohnung
Wasser tropft aus der Decke im Bad
- Kategorie
- Schaden
- Gewerk
- Sanitär
- Objekt
- Musterstraße 12
- Fehlt noch
- Wohnung
Mieterin meldet Wasser, das im Bad aus der Decke tropft.
Schaden mit Freigabe
Bei Schäden: erst Freigabe, dann Auftrag
Bei einer Schadensmeldung schlägt das System einen passenden Handwerker aus der Liste Ihrer Verwaltung vor. Es entwirft die Nachricht an den Mieter und den Auftrag an den Handwerker.
Beides geht zur Freigabe an Ihren Sachbearbeiter. Erst danach gehen Nachricht und Auftrag raus. Ohne Freigabe wird niemand beauftragt.
- Handwerker aus Ihrer eigenen Liste
- Freigabe durch Ihren Sachbearbeiter
- Danach Nachricht an den Mieter und Auftrag an den Handwerker
Wasser tropft aus der Decke im Bad
- Vorschlag
- Sanitär Beispiel GmbH
- Entwürfe
- Nachricht an die Mieterin, Auftrag an den Handwerker
Entwurf mit Freigabe
Für alles andere: ein Antwortentwurf
Für jeden anderen Vorgangstyp schreibt das System einen Antwortentwurf. Dabei gelten feste Vorgaben je Vorgangstyp: was in die Antwort gehört und was nicht.
Der Entwurf geht an Ihren Sachbearbeiter. Verschickt wird erst nach der Freigabe.
- Antwortentwurf nach festen Vorgaben je Vorgangstyp
- Keine Rechtsauskunft, keine Zusagen, keine Preise
- Versand erst nach Freigabe
Haustürschlüssel verloren
„Guten Tag Herr Mustermann, vielen Dank für Ihre Nachricht. Damit wir weiterhelfen können, brauchen wir noch drei Angaben: Um welchen Schlüssel geht es, wie viele fehlen, und zu welcher Wohnung gehören sie?“
Nicht im Entwurf: Preise
Mahnung und Nebenkosten
Mahnung und Nebenkosten-Anschreiben
Eine Mahnung oder das Anschreiben zur Nebenkostenabrechnung stoßen Sie selbst über ein Formular an. Dort tragen Sie die Angaben ein, zum Beispiel Betrag, Zeitraum und Objekt.
Das System schreibt daraus den Text. Es verwendet nur die Zahlen aus Ihren Angaben. Die Abrechnung selbst erstellt es nicht.
- Per Formular angestoßen
- Nur Zahlen aus Ihren Angaben
- Keine Gebühren, Zinsen oder rechtlichen Schritte, die nicht in Ihren Angaben stehen
- Die Abrechnung selbst wird nicht erstellt
Zahlungserinnerung
- Betrag
- wie im Formular eingetragen
- Zeitraum
- wie im Formular eingetragen
- Objekt
- Lindenweg 4
Nicht im Text: Gebühren, Zinsen oder rechtliche Schritte, die Sie nicht angegeben haben
Aufträge nachhalten
Offene Handwerkeraufträge bleiben im Blick
An Werktagen prüft das System, welche Handwerkeraufträge noch offen sind. Ist die Frist abgelaufen, bekommt Ihr Sachbearbeiter einen Hinweis mit einem Textvorschlag.
Nach außen verschickt das System dabei nichts. Ob und wie nachgefragt wird, entscheidet Ihr Sachbearbeiter.
- Prüfung der offenen Aufträge an Werktagen
- Hinweis an den Sachbearbeiter nach Ablauf der Frist
- Textvorschlag liegt bei
- Kein Versand nach außen
Auftrag noch offen: Wasserschaden im Bad
Der Auftrag an Sanitär Beispiel GmbH ist noch offen. Ein Textvorschlag liegt bei.
Nach außen wurde nichts verschickt.
Versand und Protokoll
Ein Versandweg, ein Protokoll
Alles, was das System verschickt, läuft über einen einzigen Versandweg.
Jede ausgehende Mail wird dort protokolliert.
- Ein einziger Versandweg
- Jede ausgehende Mail wird protokolliert
- Gilt für Nachrichten an Mieter und für Aufträge an Handwerker
Wasser tropft aus der Decke im Bad
Verschickt: Nachricht an die Mieterin, Auftrag an den Handwerker
Beide Mails sind protokolliert.
Einstellungen
Eingerichtet für Ihre Verwaltung
Das System arbeitet für mehrere Verwaltungen, jede mit eigenen Einstellungen. Für Ihre Verwaltung sind Sachbearbeiter, Notfallnummer, Signatur und Erinnerungsfrist hinterlegt.
Auch die Handwerkerliste und die Vorgaben je Vorgangstyp sind Ihre eigenen.
- Sachbearbeiter und Signatur
- Notfallnummer und Erinnerungsfrist
- Eigene Handwerkerliste
- Eigene Vorgaben je Vorgangstyp
Hausverwaltung Beispiel
- Sachbearbeiter
- Max Mustermann
- Notfallnummer
- hinterlegt
- Signatur
- hinterlegt
- Erinnerungsfrist
- hinterlegt
- Handwerkerliste
- eigene Liste
- Vorgaben
- je Vorgangstyp
Vorgangstypen
Elf Vorgangstypen, jeder mit festen Grenzen
Für jeden Typ ist hinterlegt, was in einen Entwurf gehört und was nicht.
| Typ | Beispiel | Das tut das System | Das tut es nie |
|---|---|---|---|
| Schaden | „Wasser tropft aus der Decke im Bad“ | ordnet Dringlichkeit und Gewerk zu, schlägt einen Handwerker aus Ihrer Liste vor, entwirft Mieter-Nachricht und Auftrag | beauftragt niemanden ohne Freigabe |
| Abrechnung | „Einwand zur Nebenkostenabrechnung“ | bestätigt den Eingang, gibt das Anliegen in einem Satz wieder, kündigt Prüfung an | sagt nicht, ob die Abrechnung richtig ist; nennt keine Beträge oder Fristen; gibt keine Rechtsauskunft |
| Vertrag | „Kündigung meiner Wohnung zum Jahresende“ | bestätigt den Eingang und kündigt Prüfung an | sagt nichts zu, bestätigt keine Kündigung und keinen Termin |
| Schlüssel | „Haustürschlüssel verloren“ | bestätigt den Eingang, fragt nach Schlüssel, Anzahl und Wohnung | nennt keine Preise |
| Bescheinigung | „Bitte um eine Mietbescheinigung“ | bestätigt den Eingang und kündigt die Zusendung an | sagt keinen Termin zu |
| Beschwerde | „Lärm aus der Nachbarwohnung“ | bestätigt sachlich und verständnisvoll den Eingang | weist keine Schuld zu, nennt keine Namen Dritter, sagt keine Maßnahmen zu |
| Handwerker | „Angebot für die Reparatur der Heizung“ | bestätigt den Eingang, dankt für Termin- oder Erledigungsmeldung, kündigt Prüfung von Angebot oder Rechnung an | nimmt kein Angebot an, erteilt oder erweitert keinen Auftrag, sagt keine Zahlung zu |
| Zahlung | „Miete kommt diesen Monat später“ | bestätigt den Eingang und kündigt Prüfung durch die Buchhaltung an | sagt keine Ratenzahlung zu, bestätigt keine Beträge, verlängert keine Fristen |
| Mahnung | „Zahlungserinnerung zur offenen Miete“ | schreibt eine sachliche Zahlungserinnerung mit Betrag, Zeitraum und Objekt aus Ihren Angaben | nennt keine Gebühren, Zinsen oder rechtlichen Schritte, die nicht in Ihren Angaben stehen |
| Nebenkostenabrechnung | „Begleitschreiben zur Abrechnung“ | schreibt das Begleitschreiben mit Zeitraum, Objekt und Ergebnis aus Ihren Angaben | erstellt die Abrechnung nicht selbst und verwendet keine anderen Zahlen |
| Sonstiges | „Frage zum Fahrradkeller“ | bestätigt den Eingang und gibt das Anliegen in einem Satz wieder | macht keine Zusagen |
Anbindung
Drei Arten von Postfächern
Das System wird an das Postfach Ihrer Verwaltung angebunden.
- Microsoft 365
- Gmail / Google Workspace
- Eigener Mailserver per IMAP/SMTP
Wie eine Meldung vom Eingang bis zum Versand läuft, sehen Sie in der Demo.
Erstgespräch
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