Frage zur Nebenkostenabrechnung
Entwurf: Eingang bestätigen, Prüfung ankündigen
Nicht im Entwurf: Aussage zur Richtigkeit der Abrechnung
Sicherheit
Sie behalten die Kontrolle.
Das System bereitet vor, Ihr Sachbearbeiter entscheidet. Hier steht, was dabei festgelegt ist: wer freigibt, was aufgezeichnet wird und was die KI nicht schreibt.
Freigabe offen
1 · Freigabe
Nichts geht ohne Ihren Sachbearbeiter raus
Jede Antwort an Mieter und jeder Auftrag an Handwerker ist ein Entwurf, bis Ihr Sachbearbeiter ihn freigibt. Passt ein Entwurf nicht, gibt er ihn nicht frei.
Auch beim Nachhalten offener Handwerkeraufträge verschickt das System nichts nach außen. Ihr Sachbearbeiter bekommt einen Hinweis mit Textvorschlag und entscheidet selbst.
- EntwurfSystem
- FreigabeIhr Sachbearbeiter
- Versanderst danach
2 · Protokoll
Ein Versandweg, jede Mail aufgezeichnet
Alles, was das System verschickt, läuft über einen einzigen Versandweg. Jede ausgehende Mail wird protokolliert.
Das gilt für Nachrichten an Mieter ebenso wie für Aufträge an Handwerker.
Wasser tropft aus der Decke im Bad
Verschickt: Nachricht an die Mieterin, Auftrag an den Handwerker
Beide Mails sind protokolliert.
3 · Grenzen der KI
Was die KI nicht schreibt
Die KI schreibt Entwürfe nach festen Vorgaben. Für jeden Vorgangstyp ist hinterlegt, was in eine Antwort gehört und was nicht.
Die folgenden Grenzen sind für die KI fest hinterlegt.
Feste Grenzen
- Keine Rechtsauskunft
- Keine Aussage zur Richtigkeit einer Abrechnung
- Keine Zusagen zu Terminen, Ratenzahlungen oder Maßnahmen
- Keine Preise
- Keine Annahme von Angeboten
- Keine Beträge, die nicht in Ihren Angaben stehen
4 · Trennung
Jede Verwaltung für sich
Das System arbeitet für mehrere Verwaltungen. Jede hat ihre eigenen Einstellungen: Sachbearbeiter, Notfallnummer, Signatur und Erinnerungsfrist.
Auch die Handwerkerliste und die Vorgaben je Vorgangstyp sind Ihre eigenen. Angebunden wird das Postfach Ihrer Verwaltung.
Hausverwaltung Beispiel A
- Eigenes Postfach
- Eigener Sachbearbeiter
- Eigene Handwerkerliste
- Eigene Vorgaben je Vorgangstyp
Hausverwaltung Beispiel B
- Eigenes Postfach
- Eigener Sachbearbeiter
- Eigene Handwerkerliste
- Eigene Vorgaben je Vorgangstyp
5 · Datenwege
Wo Ihre Daten liegen
Das legen wir vor dem Start gemeinsam fest. Wo es möglich ist, setzen wir auf Hosting in der EU, halten die Datenwege kurz und dokumentieren sie für Sie.
Für die Vorgangsbearbeitung für Hausverwaltungen ist das festgelegt: Die Verarbeitung findet in der Europäischen Union statt, und vor dem Start schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Vor dem Start gemeinsam festgelegt
- Wo möglich Hosting in der EU
- Für Sie dokumentiert
6 · Wenn etwas hängt
Wenn ein Schritt stehen bleibt
Jeder Ablauf hat eine Fehlerbenachrichtigung. Bleibt ein Schritt stehen, werden Sie oder wir informiert.
Bei der Vorgangsbearbeitung für Hausverwaltungen geht die Benachrichtigung an uns. Ihre Meldungen bleiben in Ihrem Postfach erhalten.
Ein Schritt ist stehen geblieben
Die Benachrichtigung geht an Sie oder an uns.
Außerdem
Zwei Dinge zum Schluss
Kennzeichnung gegenüber Mietern
Ob und wie der Assistent gegenüber Mietern kenntlich gemacht wird, legen wir bei der Einrichtung mit Ihnen fest.
Datenschutz auf dieser Website
Diese Seite beschreibt das Produkt. Wie die Website selbst mit Ihren Daten umgeht, steht in der Datenschutzerklärung.
Erstgespräch
Wo geht in Ihrem Betrieb Zeit verloren?
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