Haustürschlüssel verloren
Schlüssel · Angaben fehlen
Entwurf: Eingang bestätigen, nach Schlüssel und Anzahl fragen.
Für Hausverwaltungen
Jede Meldung eingeordnet. Jede Antwort vorbereitet.
Schadensmeldung, Frage zur Abrechnung, verlorener Schlüssel: Das System ordnet jede Meldung ein und bereitet Antwort und Auftrag vor. Verschickt wird erst, wenn Ihr Sachbearbeiter freigibt.
Freigabe offen
Wasser tropft aus der Decke im Bad
Schaden · Gewerk Sanitär
Vorschlag aus Ihrer Liste: Sanitär Beispiel GmbH
Der Alltag heute
Viel Post, wenig Zeit
Die einzelne Meldung ist selten schwierig. Die Menge ist es, und dass keine liegen bleiben darf.
Das Postfach läuft voll
Schadensmeldungen, Rückfragen zur Abrechnung, Post von Handwerkern: Alles landet im selben Postfach und muss gelesen und sortiert werden.
Dieselben Antworten, immer wieder
Eingang bestätigen, fehlende Angaben nachfragen, Prüfung ankündigen. Vieles davon schreiben Sie jede Woche neu.
Handwerker suchen und nachhalten
Den passenden Betrieb heraussuchen, beauftragen und später nachfragen, ob der Auftrag erledigt ist.
Nichts darf untergehen
Zwischen Telefon, Terminen und Abrechnung bleibt eine Meldung schnell liegen. Der Mieter wartet trotzdem auf eine Antwort.
Der Weg einer Meldung
Vom Eingang bis zum Versand
Jede Meldung geht durch dieselben vier Stationen.
- 1Eingang
- 2Einordnung
- 3Freigabe
- 4Versand
Eingang. Die Meldung kommt per E-Mail, über den Telefonassistenten oder über ein Formular.
Einordnung. Das System hält Kategorie, Dringlichkeit und Gewerk fest und nennt die Angaben, die noch fehlen.
Freigabe. Ihr Sachbearbeiter bekommt den Entwurf und entscheidet, ob er rausgeht.
Versand. Nach der Freigabe geht die Nachricht raus und wird protokolliert.
Bausteine zur Auswahl
Sie entscheiden, was Sie nutzen
Das System besteht aus einzelnen Bausteinen. Sie nehmen nur die, die Ihnen Arbeit abnehmen, und können später weitere dazunehmen.
Grundsätze
Drei Regeln, die für jeden Baustein gelten
Nichts geht ohne Freigabe raus
Jede Antwort an Mieter und jeder Auftrag an Handwerker ist ein Entwurf, bis Ihr Sachbearbeiter ihn freigibt.
Jede Mail ist protokolliert
Es gibt einen einzigen Versandweg. Jede ausgehende Mail wird protokolliert.
Feste Grenzen für die KI
Keine Rechtsauskunft, keine Zusagen, keine Beträge, die nicht in Ihren Angaben stehen. Diese Regeln sind je Vorgangstyp hinterlegt.
Weiter
Genauer hinsehen
- Funktionen
Jeder Baustein im Einzelnen
Vom Eingang bis zum Protokoll. Mit allen Vorgangstypen und dem, was das System dabei nie tut.
Funktionen ansehen - Demo
Selbst durchspielen
Sie übernehmen die Rolle des Sachbearbeiters und geben Beispiel-Meldungen frei.
Demo ausprobieren - Rechner
Mit eigenen Zahlen rechnen
Wie viele Stunden im Monat bindet die Bearbeitung von Meldungen bei Ihnen heute?
Zum Rechner
Häufige Fragen
Was Hausverwaltungen wissen wollen
Müssen wir alle Bausteine nehmen?
Nein. Sie wählen die Bausteine, die Ihnen Arbeit abnehmen, zum Beispiel nur die Schadensmeldungen, und können später weitere dazunehmen. Freigabe, Protokoll und die festen Grenzen gelten für jeden Baustein.
Welche Postfächer lassen sich anbinden?
Microsoft 365, Gmail / Google Workspace und eigene Mailserver per IMAP/SMTP. Meldungen können außerdem über einen Telefonassistenten und über ein Formular eingehen.
Was passiert, wenn die KI eine Meldung falsch einordnet?
Die Einordnung allein löst keinen Versand aus. Jede Antwort an Mieter und jeder Auftrag an Handwerker ist ein Entwurf, bis Ihr Sachbearbeiter ihn freigibt. Passt der Entwurf nicht, gibt er ihn nicht frei.
Erfahren Mieter, dass ein Assistent schreibt?
Jede Nachricht wird von Ihrem Sachbearbeiter freigegeben und geht über das Postfach Ihrer Verwaltung raus. Ob und wie der Assistent gegenüber Mietern kenntlich gemacht wird, legen wir bei der Einrichtung mit Ihnen fest.
Können wir eigene Vorgaben je Vorgangstyp setzen?
Ja. Zu den Einstellungen jeder Verwaltung gehören eigene Vorgaben je Vorgangstyp, ebenso Sachbearbeiter, Signatur, Erinnerungsfrist und die eigene Handwerkerliste.
Was passiert im Notfall außerhalb der Bürozeit?
Für jede Verwaltung ist eine Notfallnummer hinterlegt. Sie gehört zu den Einstellungen Ihrer Verwaltung, so wie Sachbearbeiter und Signatur.
Was passiert, wenn etwas hängt?
Jeder Ablauf hat eine Fehlerbenachrichtigung. Bleibt ein Schritt stehen, werden wir benachrichtigt und kümmern uns darum. Ihre Meldungen bleiben dabei in Ihrem Postfach erhalten.
Erstgespräch
Wo geht in Ihrem Betrieb Zeit verloren?
Schildern Sie uns einen Ablauf, der Sie regelmäßig aufhält. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich Automatisierung dafür lohnt.