Anruf: Sicherung fliegt raus
„Bei uns im Keller fliegt seit gestern immer wieder die Sicherung raus. Zurückrufen bitte ab 17 Uhr.“
Jana Beispiel, Ahornweg 7
Funktionen
Was das System tut. Und was es nie tut.
Von der Kundenanfrage über Belege und offene Rechnungen bis zum Prüftermin. Welche Bausteine Sie nutzen, entscheiden Sie. Zu jeder Art von Nachricht steht hier auch, wo die Grenze liegt.
Eingang
Anfragen kommen auf zwei Wegen an
E-Mails kommen weiter in Ihrem Postfach an. Das System wird an dieses Postfach angebunden und liest neue Nachrichten von dort, samt Anhängen.
Dazu kommt auf Wunsch ein Telefonassistent. Er nimmt Anrufe an, wenn niemand rangehen kann, und gibt das Gesprächsprotokoll wie eine E-Mail weiter.
- Microsoft 365 oder eigener Mailserver per IMAP/SMTP
- Telefonassistent für Anrufe
- Ihr Postfach bleibt, wie es ist
Neu
Kundenanfragen
Jede Anfrage eingeordnet, jede Antwort vorbereitet
Das System erkennt, ob eine Nachricht eine Kundenanfrage, ein Beleg oder Werbung ist. Bei Anfragen hält es fest, worum es geht, wie dringend es ist und wo der Einsatzort liegt.
Fehlen Angaben für ein Angebot oder einen Termin, fragt der Entwurf gezielt danach, bei Defekten auch nach Fotos. Ihr Büro bekommt Zusammenfassung und Entwurf und entscheidet per Klick.
- Art der Anfrage, Dringlichkeit und Einsatzort
- Fehlende Angaben werden nummeriert nachgefragt
- Passt eine Anfrage nicht zu Ihren Leistungen oder Ihrem Gebiet, wird freundlich abgesagt
- Versand erst nach Freigabe, Text vorher änderbar
Sicherung fliegt immer wieder raus
- Art
- Störung
- Dringlichkeit
- normal
- Einsatzort
- Ahornweg 7
- Fehlt noch
- Fotos vom Sicherungskasten
Notfälle
Notfälle gehen nicht im Postfach unter
Brandgeruch, Funken, ein Stromschlag oder Wasser in der Elektrik: Solche Anfragen werden als Notfall markiert. Dafür gibt es eine feste Stichwortliste, die die Einschätzung der KI überstimmt.
Der Entwurf rät dann zuerst zur Sicherheit, etwa die Sicherung auszuschalten oder bei Feuer die 112 zu rufen, und nennt Ihre Notdienstnummer.
- Feste Stichwortliste zusätzlich zur KI
- Sicherheitshinweis vorne im Entwurf
- Ihre Notdienstnummer, falls hinterlegt
Es riecht verschmort an der Steckdose
„Bitte schalten Sie zu Ihrer Sicherheit die betroffene Sicherung aus und berühren Sie nichts. Bei Feuer oder Rauch rufen Sie bitte sofort die 112. Unseren Notdienst erreichen Sie unter …“
Erkannt durch: Stichwortliste
Belege
Eingangsrechnungen direkt zur Buchhaltung
Schickt der Großhandel eine Rechnung, erkennt das System den Beleg im Anhang und liest Lieferant, Nummer, Datum und Betrag aus. Die Datei wird einheitlich benannt und an die Belegadresse Ihrer Buchhaltung geschickt.
Ist ein Beleg unsicher erkannt oder ist es eine Mahnung eines Lieferanten, geht er stattdessen gesammelt an Ihr Büro. Lieferscheine, AGB und Datenblätter werden übersprungen.
- Ein Beleg je Mail, benannt nach Datum, Lieferant, Nummer und Betrag
- An DATEV, Ihr Steuerbüro oder Ihr Buchhaltungsprogramm
- Unklares geht ans Büro, nicht an die Buchhaltung
- Kein Archiv: Die Belege liegen danach bei Ihrer Buchhaltung
Rechnung Elektrogroßhandel
- Lieferant
- Großhandel Beispiel
- Nummer
- RE-4711
- Betrag
- 312,40 €
- Datei
- 2026-10-14_Grosshandel-Beispiel_RE-4711_312,40EUR.pdf
Offene Rechnungen
Kein Geld bleibt liegen
Ihre eigenen Rechnungen werden aus dem Gesendet-Ordner erfasst, über ein Formular oder aus Ihrer Handwerkersoftware. Ist eine Rechnung überfällig, schreibt das System Erinnerung, Mahnung und letzte Mahnung als Entwurf.
Ihr Büro bekommt eine Sammelmail mit allen fälligen Rechnungen und je einem Knopf: Senden, Text ändern, Bezahlt, sieben Tage später oder nicht mahnen.
- Drei Stufen, Abstände nach Ihren Vorgaben
- Mahngebühr und Bankverbindung nur, wenn Sie sie hinterlegen
- Zahlungen auf Wunsch per Kontoauszug abgleichen
- Mahnungen gehen nie automatisch raus
Rechnung 2026-118 · 1.240,00 €
Fällig seit 02.10.2026 (13 Tage). Kein Zahlungseingang vermerkt.
Prüf- und Wartungstermine
Wiederkehrende Aufträge kommen von selbst
Für jeden Kunden mit wiederkehrender Prüfung oder Wartung ist das nächste Datum hinterlegt. Rechtzeitig vorher bekommt der Kunde eine Erinnerung mit Link, über den er selbst einen Wunschzeitraum wählt.
Reagiert er auch auf die zweite Erinnerung nicht, steht er auf der Anrufliste Ihres Büros. Nach erledigter Prüfung wird das nächste Datum automatisch gesetzt.
- E-Check, DGUV V3, Rauchmelder, Wallbox, PV, Heizung
- Kunde wählt den Zeitraum selbst, Ihr Büro bekommt sofort Bescheid
- Erinnerungen erst nach Freigabe oder, wenn Sie wollen, automatisch
- Kundenliste per Tabelle hochladen
E-Check fällig im November
Der Kunde hat über den Link einen Zeitraum gewählt: werktags vormittags, KW 46.
Ihr Büro hat sofort Bescheid bekommen.
Angebote nachfassen
Kein Angebot versandet
Verschickte Angebote werden im Gesendet-Ordner erkannt und ausgelesen. Antwortet der Kunde nicht, geht nach festen Abständen eine freundliche Nachfrage raus.
Am Vortag bekommt Ihr Büro eine Vorschau mit allen Nachfassmails des nächsten Tages und kann jede einzeln stoppen. Antwortet der Kunde, wird das Nachfassen beendet.
- Angebote werden aus dem PDF erkannt
- Vorschau am Vortag mit Stopp-Knopf
- Antworten und Abwesenheitsnotizen werden zugeordnet
- Wochenübersicht über offene und angenommene Angebote
Morgen gehen 3 Nachfassmails raus
Angebot A-2026-071 · Wallbox · seit 14 Tagen ohne Antwort
Bewertungen
Zufriedene Kunden um eine Bewertung bitten
Einige Tage nach bezahlter Rechnung oder erledigter Prüfung bittet das System den Kunden um eine Google-Bewertung. Wer unzufrieden ist, wird gebeten, sich direkt bei Ihnen zu melden.
Diesen Baustein schalten Sie bewusst ein. Die Mails gehen dann ohne einzelne Freigabe raus, aber höchstens einmal in zwölf Monaten je Kunde.
- Nach bezahlter Rechnung oder erledigter Prüfung
- Höchstens einmal im Jahr je Kunde
- Eigener Text möglich
Bitte um eine Bewertung
„Wir hoffen, Sie sind mit unserer Arbeit zufrieden. Über eine kurze Bewertung bei Google würden wir uns sehr freuen. Falls etwas nicht gepasst hat, melden Sie sich bitte direkt bei uns.“
Monatsbericht
Sie sehen, was der Assistent erledigt hat
Am Monatsanfang bekommen Sie einen Bericht darüber, was der Assistent im Vormonat für Ihren Betrieb erledigt hat.
Dazu kommt eine Schätzung, wie viel Zeit das Ihrem Büro erspart hat.
- Übersicht über den Vormonat
- Geschätzte Zeitersparnis
- Jede ausgehende Mail ist protokolliert
Ihr Monatsbericht September
Übersicht, was der Assistent im September für Ihren Betrieb erledigt hat.
Dazu: geschätzte Zeitersparnis für Ihr Büro
Einstellungen
Eingerichtet für Ihren Betrieb
Das System kennt Ihre Leistungen, Ihr Einzugsgebiet, Ihre Terminfenster und Ihren Notdienst. Dazu kommen Hausregeln, die die KI immer beachtet.
Überarbeitet Ihr Büro einen Entwurf, lernt das System daraus Ton, Anrede und Länge Ihrer Antworten.
- Leistungen, Einzugsgebiet, Terminfenster
- Notdienstnummer und Signatur
- Eigene Hausregeln für die KI
- Stil aus Ihren eigenen Antworten
Elektro Beispiel GmbH
- Leistungen
- Elektroinstallation, E-Check, Wallbox
- Einzugsgebiet
- hinterlegt
- Terminfenster
- werktags 8–12 und 13–17 Uhr
- Notdienst
- hinterlegt
- Hausregeln
- eigene
Arten von Nachrichten
Jede Art mit festen Grenzen
Für jede Art ist festgelegt, was das System damit tut und was nicht.
| Art | Beispiel | Das tut das System | Das tut es nie |
|---|---|---|---|
| Störung | „Die Sicherung fliegt immer wieder raus“ | bestätigt den Eingang, fragt gezielt nach fehlenden Angaben und Fotos, bietet Terminabsprache an | sagt keinen festen Termin und keine Kosten zu |
| Notfall | „Es riecht verschmort an der Steckdose“ | markiert den Vorgang als Notfall, rät zuerst zur Sicherheit, nennt Ihre Notdienstnummer | verlässt sich nicht allein auf die KI: eine feste Stichwortliste entscheidet mit |
| Neuauftrag und Angebot | „Bitte um ein Angebot für eine Wallbox“ | fragt nach, was für ein Angebot noch fehlt, und schlägt Zeiten aus Ihren Terminfenstern vor | nennt keine Preise und macht kein Angebot |
| Terminfrage | „Wann können Sie vorbeikommen?“ | bestätigt den Eingang und fragt nach passenden Zeiten aus Ihren Terminfenstern | trägt keinen Termin ein und sagt keinen zu |
| Reklamation | „Die neue Leuchte flackert“ | bestätigt sachlich, greift das Anliegen in einem Satz auf, bittet um Fotos | erkennt keine Schuld an und macht keine rechtlichen Zusagen |
| Prüfung und Wartung | „Unser E-Check steht wieder an“ | bestätigt den Eingang, fragt nach Objekt und Umfang, bietet Terminabsprache an | sagt keinen Termin und keinen Preis zu |
| Zahlung | „Ich habe die Rechnung überwiesen“ | gibt die Nachricht mit Zusammenfassung an Ihr Büro | schreibt keinen Antwortentwurf und bestätigt keinen Zahlungseingang |
| Beleg | „Rechnung vom Elektrogroßhandel mit PDF“ | liest den Beleg aus und leitet ihn an Ihre Buchhaltung weiter | leitet unsichere Belege und Lieferanten-Mahnungen nicht weiter, sondern legt sie Ihrem Büro vor |
| Werbung | „Newsletter eines Herstellers“ | sortiert die Nachricht aus | antwortet nicht |
Anbindung
Ihr Postfach, Ihre Programme
Das System wird an das Postfach Ihres Betriebs angebunden. Eine Handwerkersoftware brauchen Sie dafür nicht.
- Microsoft 365
- Eigener Mailserver per IMAP/SMTP
- Handwerkersoftware nach Absprache
Welche Bausteine für Ihren Betrieb passen, klären wir im Erstgespräch.
Erstgespräch
Wo geht in Ihrem Betrieb Zeit verloren?
Schildern Sie uns einen Ablauf, der Sie regelmäßig aufhält. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich Automatisierung dafür lohnt.